Om tjänsten
Vi söker en Konferensvärd till en statlig myndighet! I rollen ansvarar du för att sköta bokningar och e-post i Outlook, beställa och fakturera fikaförtäring samt se till att konferens- och grupprum är i ordning. Du förbereder lokaler inför möten, hjälper deltagare vid insläpp och hanterar inpasseringskort. Arbetet innebär också enklare diskhantering och att informera deltagare om utrymningsvägar och trivselregler enligt gällande rutiner.
Tjänsten omfattar bland annat följande arbetsuppgifter:
- Hantera Microsoft Outlook, såsom att registrera bokningar och besvara epost gällande bokningar
- Hantera beställning av fikabröd eller annan förtäring, samt fakturera mottagna beställningar, enligt aktuell rutin
- Möblera samt hålla rent i konferensrum samt grupprum
- Förberedelser vid bokningar i konferenslokalerna/grupprum, såsom exempelvis tillhandahålla glas samt vatten/bubbelvatten eller anteckningsblock och penna till samtliga deltagare.
- Assistera vid insläpp i lokalerna
- Hantera utskrift, administration samt återinsamling av inpasseringskort till deltagare
- Sköta diskmaskinen, hämta disk och diska
- Informera deltagare om utrymningsvägar/samlingsplats samt trivselregler, enligt aktuella rutiner.
Uppdragsperiod och omfattning:
Tjänsten som Konferensvärd är ett konsultuppdrag på deltid (75%), ca 30 timmar per vecka, med start 2026-02-01 och beräknas pågå i ett år. Det finns möjlighet till eventuell förlängning.
Arbetstider är som utgångspunkt helgfri måndag till torsdag kl.07.30 - 15.30 samt fredag kl.07.30 - 11.30. Vid vissa större kurser/bokningar kan arbetstiderna komma att justeras.
Krav för tjänsten:
• Gymnasiekompetens eller likvärdig utbildning
•Minst tre (3) års erfarenhet av att arbeta inom service såsom reception, konferens, turistnäring eller inom handelsområdet.
• goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt
• kunna kommunicera obehindrat på svenska, såväl i tal som i skrift
• Svensk medborgare
För att vi ska ha möjlighet att ta dig vidare i processen behöver du tydligt redogjort i ditt CV att samtliga ovan krav är uppfyllda. Ange vilket/vilka uppdrag som påvisar efterfrågad erfarenhet. Tidsperiod ska anges i år och månad ÅÅ-MM.
Om dig
Konsulten ska vara strukturerad och organiserad samt har förståelse för besökares unika behov. Konsulten behöver trivas i en dynamisk miljö och ska inta en välkomnande attityd, där konsulten ska kunna lösa problem och arbeta självständigt med ett eget driv.
Säkerhetsklassat uppdrag
Observera att detta uppdrag är säkerhetsklassat, då myndigheten bedriver säkerhetskänslig verksamhet. En säkerhetsprövning, inklusive bakgrundskontroll, kommer därför att genomföras på slutkandidaten. Kandidaten kommer även genomgå en säkerhetsprövning.
För att säkerställa en kompetensbaserad rekrytering använder vi oss i denna process av arbetspsykologiska tester. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Sista ansökningsdag är 2025-12-08.
Kontaktuppgifter
Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare: Hannah Trollsås via Adecco´s växel 010 – 173 73 00 eller e-post:
[email protected]
Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via
[email protected]
Välkommen med din ansökan!